— Ваш университет стал пилотной площадкой по разработке коробочных решений по улучшению процессов. Выбор организации определялся по целому комплексу факторов, в том числе учитывалось отношение руководства к возможности стать пилотной площадкой. Почему вы решили принять этот вызов?
— Мы с гордостью приняли вызов стать пилотной площадкой по разработке коробочных решений по улучшению процессов в рамках федерального проекта «Производительность труда». Считаю, что выбор Волгатеха — это не случайность, а логичное следствие нескольких ключевых факторов.
Во-первых, сыграла роль наша цифровая зрелость и готовность коллектива к внедрению инноваций. Во-вторых, важным стало наше стремление идти в ногу со временем, осваивать передовые технологии для интенсификации труда и оптимизации использования ресурсов. Наконец, ключевым моментом явилось желание направить высвобожденные ресурсы на развитие образования и науки, что является стратегической целью университета.
Мы рассматриваем участие в проекте как уникальный шанс, интересный кейс и новый вызов для руководства университета. Уверены, что это принесет ощутимую выгоду прежде всего нашим студентам, а также позитивно отразится на деятельности всего университета, способствуя его дальнейшему развитию.
— В августе в вашем университете завершились мероприятия по разработке коробочных решений, видите ли вы уже первые улучшения?
— Да, первые улучшения стали заметны уже в августе, несмотря на то что разработанные коробочные решения еще не внедрены в полном объеме. Мы ожидаем, что полноценный эффект будет достигнут в течение этого учебного года, поскольку оптимизация ряда процессов направлена на формирование контрольных цифр приема и совершенствование образовательного пространства университета. В полной мере это заработает уже в следующем цикле приемной кампании.
Тем не менее уже внедренные технологические решения оказывают положительное влияние на взаимодействие студентов с университетом, особенно в части документооборота и получения справок. Это подтверждается высокой востребованностью нового многофункционального центра, средняя пропускная способность которого составляет ежедневно порядка 80 человек. Студенты отмечают удобство комплексного решения различных вопросов в одном месте. В настоящее время прорабатывается возможность расширения спектра услуг, предоставляемых на базе МФЦ, включая получение справок о стипендии, оформление договора на оплату обучения и взаимодействие со студентами СПО.
Однако самым неожиданным и ценным результатом стало изменение восприятия сотрудников университета. Уже на этапе обсуждений и мозговых штурмов стало очевидно, что они начали по-новому оценивать организацию процессов и видеть возможности для их оптимизации. В итоге разработчики от университета пересмотрели подход к своей работе и взглянули на процессы под другим углом.
Сейчас мы наблюдаем прямой эффект: сотрудники начали самостоятельно оптимизировать процессы, которые не были включены в рамки проекта. Таким образом, мы получили системный эффект, который значительно шире, чем просто улучшение зафиксированных в индикаторах показателей. Это изменение мышления и подхода к работе, которое позволит университету непрерывно совершенствоваться и развиваться.
— Помимо улучшений в процессах, как этот проект отразился на сотрудниках университета, которые принимали в нем участие?
— Участие в проекте оказало существенное положительное влияние на сотрудников университета.
Во-первых, благодаря объективным методам картирования бизнес-процессов и фотофиксации рабочего дня сотрудники наглядно убедились в том, что правильная организация труда позволяет значительно повысить эффективность и избежать авральных ситуаций. Это привело к созданию более сбалансированного и комфортного климата в коллективе, снижению уровня стресса и повышению удовлетворенности работой.
Во-вторых, системное представление всех процессов позволило сотрудникам осознать важность работы на каждом участке. Традиционно вклад каждого сотрудника в общий результат не всегда очевиден, но участие в проекте позволило увидеть взаимосвязь и взаимозависимость различных процессов. В результате возросла ответственность и понимание того, что от эффективности работы каждого зависит конечный успех университета.
— Возможно, у вас есть уже первые отзывы от студентов и преподавателей, ведь в конечном счете они являются главными людьми в университете и именно на них были ориентированы первые коробочные решения?
— Действительно, мы уже получили первые отзывы от студентов и преподавателей, которые являются для нас главными людьми в университете и на которых были ориентированы наши коробочные решения.
Особенность Волгатеха заключается в том, что наши корпуса расположены в разных частях города, что создавало определенные логистические трудности. Благодаря внедренным решениям, в частности системе МФЦ и электронному документообороту, эти проблемы значительно уменьшились.
Эффект от нововведений несколько различается для студентов и преподавателей. Для студентов, которые находятся в университете относительно недолго — около пяти лет, — важно получать быстрые результаты и максимальное удобство. Поэтому мы стремились обеспечить им легкий доступ ко всем сервисам через смартфон или единое окно, учитывая их современную ментальность.
Для преподавателей же главным стало высвобождение времени на научную и образовательную деятельность. Мы уменьшили количество времени, затрачиваемого на рутинные задачи, лишнее общение и протокольные вопросы, связанные с документооборотом. Теперь они могут посвятить больше времени тому, для чего они здесь находятся, — образованию и науке.
— Какие рекомендации ваш университет мог бы дать коллегам по внедрению коробочных решений при поддержке экспертов Отраслевого центра компетенций?
— Прежде всего выражаем искреннюю благодарность Минобрнауки России и ФЦК за возможность стать одним из первых участников этого важного проекта. Мы рады, что эксперты Отраслевого центра компетенций высоко оценили наш опыт.
Участие в проекте действительно помогло нам изменить мышление и переориентировать цели. Мы осознали, что клиентоориентированность и предоставление качественных сервисов студентам — ключевой фактор повышения их лояльности к университету.
Поэтому университетам, которые в ближайшее время примут экспертов Отраслевого центра компетенций в сфере производительности труда, мы желаем больших успехов. Со своей стороны заверяем, что мы готовы с удовольствием делиться всеми разработанными решениями. Более того, мы не собираемся останавливаться на достигнутом и планируем продолжать совершенствоваться, разрабатывая новые коробочные решения, которыми также будем рады поделиться со всем университетским сообществом. Наша методика теперь нам понятна, и мы готовы делиться опытом и наработками.