В двух университетах — Петрозаводском государственном университете (Северо-Западный федеральный округ) и Сибирском федеральном университете (Сибирский федеральный округ) — стартовали проекты по внедрению коробочного решения «Повышение эффективности процесса документального сопровождения студентов в период обучения». Оба университета выбрали данный процесс в связи с необходимостью централизовать функции документооборота по принципу «единого окна» и повысить качество обслуживания студентов.
Проекты реализуются в рамках федерального проекта «Производительность труда» (нацпроект «Эффективная и конкурентная экономика»), в рамках которого к 2030 году мероприятия по внедрению коробочных решений (лучших практик) охватят 100% государственных и муниципальных университетов.
Коробочное решение — это набор методических рекомендаций и готовых инструментов, разработанных на основе принципов бережливого производства для оптимизации вспомогательных функций университета. В сфере высшего образования коробочные решения уже доказали свою эффективность: пилотные университеты продемонстрировали значительные результаты от сокращения сроков выдачи справок студентов до создания прототипов многофункциональных центров.
Актуальность выбранного решения обусловлена типовыми проблемами, с которыми сталкиваются университеты: разрозненность подразделений, выдающих справки, необходимость личного визита студентов в разные корпуса, ограниченные часы работы, ручной ввод данных сотрудниками, длительное ожидание подписей и отсутствие информации о статусе готовности документов. Коробочное решение предлагает комплекс мер и рекомендаций по устранению этих потерь.
Диагностика процессов подтвердила эти проблемы. Проведенное анкетирование студентов выявило низкую информированность о порядке получения справок, сложность навигации между подразделениями, большие временные затраты на личные визиты и ожидание в очередях.
Полученные данные легли в основу планов мероприятий по оптимизации, составлены целевые карты процессов и разработаны планы мероприятий. Среди запланированных мер: актуализация перечней студенческих справок, создание предзаполненных шаблонов заявлений, внедрение онлайн-сервисов подачи заявок через личный кабинет и QR-коды, повышение информированности студентов через сайты, социальные сети и наглядные материалы. В перспективе рассматривается создание единых точек приема и выдачи документов.
Ожидается, что реализация проектов позволит сократить время выдачи разных видов справок, повысить удовлетворенность студентов и снизить трудозатраты сотрудников на подготовку документов, а также устранить очереди и лишние перемещения. Полученный опыт будет проанализирован, и уникальные решения могут лечь в основу лучших практик для тиражирования среди других университетов.
